Privacybeleid Badmintonclub BC Nivo
BC Nivo verwerkt persoonsgegevens. Het bestuur van BC Nivo wil de leden hierover graag duidelijk en transparant informeren. De AVG beschrijft alle zaken betreffende privacy en persoonsgegevens waar wij als vereniging aan moeten voldoen. Informatie betreffende de AVG is te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Inschrijfformulier
Het inschrijfformulier wordt alleen gebruikt voor de inschrijving van nieuwe leden in de ledenadministratie. Nadat de gevraagde gegevens zijn verwerkt, wordt het inschrijfformulier vernietigd.
De verwerkte informatie kan ten alle tijden door het betreffende lid worden opgevraagd bij het secretariaat. Vinden er wijzigingen plaats in deze gegevens, dan is het de verantwoordelijkheid van het lid om de wijzigingen kenbaar te maken aan het secretariaat.
Jaarlijks wordt in januari het inschrijfformulier beoordeeld op actualiteit.
Digitale gegevensopslag
De gegevens kunnen worden opgeslagen op computerapparatuur door bestuursleden van BC Nivo, te weten:
- de voorzitter.
- de penningmeester.
- het secretariaat.
- de competitieleider.
De bestuursleden dienen antivirus software te gebruiken op de computer waar gegevens bewaard worden. Deze antivirus software moet steeds up-to-date zijn. Het bestuur maakt zoveel mogelijk gebruik van Google Suite voor de opslag van relevente documenten.
Van de gegevens die op privé apparatuur verwerkt worden, moet een deugdelijke back-up beschikbaar zijn.
De persoon die zijn bestuurstaken beëindigd, dient - na overhandiging van alle gegevens aan degene die zijn taken overneemt - alle documenten en gegevens te verwijderen van zijn eigen computer apparatuur en cloud opslag.
Verwerking
De persoonsgegevens:
- worden gebruikt voor het versturen van nieuwsbrieven en mailings zonder commercieel belang, uitsluitend om de leden te informeren.
- kunnen worden opgenomen in Whatsapp groepen. Deze groepen worden uitsluitend gebruikt om vanuit het bestuur de leden (snel) te kunnen informeren rond bijvoorbeeld de beschikbaarheid van de sportzaal, zaken ivm de RBB competitie en/of calamiteiten. Deze Whatsapp groepen zijn nadrukkelijk niet bedoeld als chatgroep.
- worden slechts gedeeld met derde partijen of dienstverleners als daar vooraf toestemming voor is gegeven door betreffende leden. Te denken valt hierbij aan gegevens die benodigd zijn om leden in te schrijven voor / deel te laten nemen aan de competitie van de Regionale Badmintonbond Breda (RBB).
Toestemming gebruik persoonsgegevens
Nieuwe clubleden moeten op het inschrijfformulier expliciet akkoord geven op het Privacybeleid van BC Nivo.
Bezwaar
Ten alle tijden kan een clublid bezwaar maken via het contactformulier op onze website. Het secretariaat zal dit verzoek opvolgen.
Melding datalekken
Een datalek overkomt de beste. Indien een datalek wordt geconstateerd zal hiervan binnen 72 uur melding worden gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als er persoonlijke schade kan optreden worden ook de betrokkenen geïnformeerd. De melding wordt gedaan door de secretaris van BC Nivo. Indien deze niet beschikbaar is wordt iemand anders van het dagelijks bestuur aangewezen.
Bij een datalek kan gedacht worden aan een e-mail die naar de verkeerde persoon wordt verstuurd of bijvoorbeeld het vinden van een uitgeprint document dat niet voor de vinder bedoeld is. Er moet in die gevallen natuurlijk wel sprake zijn van informatie die als privacygevoelig kunnen worden aangemerkt.
Toetsing privacybeleid
Ieder jaar wordt door het bestuur het huidige privacybeleid getoetst op actualiteit. Indien nodig worden de leden hiervan op de hoogte gebracht.